لتحسين مهاراتك في إدارة المشاريع ، نعلمك كيفية إنشاء ميزانية وإدارتها في Microsoft Project خطوة بخطوة.
إدارة المشروع هي تخصص أساسي للمهن مثل إدارة الأعمال أو ببساطة للحفاظ على سيطرة جيدة على الأعمال التجارية. لهذا السبب ، يختار الكثير تحويل ملف مشروع إلى Excel
يتكون هذا النظام من إنشاء إجراءات محددة تساعد على تحقيق هدف محدد في فترة زمنية محددة مسبقًا. من خلال تتبع الموارد والوقت اللازم لكل مرحلة ، من المرجح أن تحقق الأهداف التي تم تحديدها وتقليل المخاطر والنفقات الإضافية.
بهذا المعنى ، وضعت شركة Microsoft أداة في أيدي عملائها تجعلها ، بالاقتران مع مجموعة Office ، أسهل بكثير. وفي حالة عدم توفره ، لكن يمكنك معرفة كيفية تثبيت Microsoft Office عبر الإنترنت في Windows 10
يحتوي هذا التطبيق على ميزات تناسب جميع أنواع الأعمال والمشاريع. يسمح بخطوة التخطيط وبالعديد من التفاصيل العمل الذي يجب القيام به لتحقيق الهدف المقترح.
إنشاء وإدارة الميزانية في Microsoft Project
من بين الموارد المختلفة التي يمكنك إدارتها باستخدام تطبيق Microsoft Project هي الميزانيات ، وهذه تساعد الشركات على تحديد التكلفة التقريبية لمشروع معين قبل البدء فيه. عليك فقط اتباع الخطوات المذكورة أدناه للقيام بذلك بسهولة.
قبل البدء ، لكن يجب أن تكون قد أنشأت مشروعًا في التطبيق. للقيام بذلك ، اضغط على الخيار “عرض” من القائمة الرئيسية وحدد قسم مخطط Grantt . الآن حدد خيار الأدوات ثم الخيارات.
خطوات الإدارة الفعالة
في القائمة المعروضة أدناه ، لكن حدد الخيار إظهار ملخص لمشروع العمل ، واضغط على قبول في مربع الحوار التالي:
1. إنشاء المورد
بمجرد فتح التطبيق على سطح المكتب ، افتح المشروع الذي تعمل عليه. في ورقة الموارد ، انقر فوق المربع المتاح التالي وأنشئ مورد الميزانية. في المربع المجاور له ، عيّن نوع المورد ، والذي سيكون التكلفة في هذه الحالة.
2.- تعليم المورد كميزانية
انقر نقرًا مزدوجًا فوق المربع الذي أنشأت فيه المورد. سيفتح هذا الإجراء النافذة المقابلة لمعلومات المورد حيث يجب عليك تحديد خانة الاختيار الميزانية ، لتعيين المهمة في ملخص المشروع وعدم وجود أخطاء لاحقًا. انقر فوق الزر “موافق” لحفظ التغييرات.
3.- تعيين الموارد للمهمة الموجزة للمشروع
مرة أخرى في ملخص المشروع ، ضع الماوس فوق المربع المقابل للمهمة 0 وانقر مرتين. في نافذة معلومات المهمة الموجزة ، لكن حدد علامة التبويب الموارد وحدد الميزانية أو الاسم الذي قمت بتعيينه مسبقًا ، في قسم اسم المورد.
حدد طريقة العرض “استخدام المهام” أو “استخدام الموارد”
يعتمد هذا القسم على تفضيلات المستخدم. يمكنك تحديد نوع العرض بالضغط على الأزرار الموجودة على الجانب الأيمن من الشريط السفلي:
1.- إضافة أعمدة للتكلفة المدرجة في الميزانية
بالوقوف في الجزء العلوي من الأعمدة ، انقر بزر الماوس الأيمن وحدد خيار إضافة عمود ، وقم بتسميته ” التكلفة المدرجة في الميزانية”. يجب أن ترى القيمة 0.00 في كل من مربعي الواجب المنزلي والواجب.
2.- تحديد قيمة الميزانية في تخصيص الموارد
في المربع بجوار الميزانية ، لكن يجب عليك إدخال المبلغ الإجمالي في الميزانية للمشروع. سيكون التطبيق مسؤولاً عن قسمة هذا المبلغ بالتساوي على الأيام التي حددتها كمدة للمشروع.
3.- انظر توزيع الميزانية
إذا كنت تريد أن ترى كيف تم توزيع الميزانية أخيرًا ، ضع المؤشر فوق المربعات الفارغة على الشاشة وانقر بزر الفأرة الأيمن ، سيعرض هذا قائمة يجب عليك فيها تحديد خيار أنماط التفاصيل .
في هذه النافذة الجديدة ، ابحث عن عمود “تكلفة الميزانية” في قسم “الحقول المتوفرة”. لكن حدده واضغط على الزر إظهار ، واضغط على موافق لحفظ التغييرات. مع هذا الإجراء ، لكن سترى الصفوف المقابلة لكل يوم من مدة المشروع ، مع المبلغ المتاح لكل منها.
باتباع هذه الخطوات البسيطة ، يمكنك البدء في تحقيق أقصى استفادة من أداة Microsoft Project لإدارة عملك أو مشاريعك التعليمية ، وفي نفس الوقت يمكنك معرفة كيفية تحويل ملف MPP من Microsoft Project إلى PDF ، منذ ذلك الحين في أي وقت قد تحتاج إلى القيام بذلك.
