مع تفشي الوباء المستمر ، تم إجبار عدد لا يحصى من المكاتب في جميع أنحاء العالم على الإغلاق ، مما ترك العديد من العمال بلا خيار سوى العمل من مواقع نائية. يهدف كل عمل إلى بناء فريق من الأفراد ذوي الأداء العالي. ومع ذلك ، فإن إدارة فريق افتراضي وإنشاء ثقافة مؤسسية قد يمثلان تحديًا.
استمر في القراءة إذا كنت تواجه مشكلة في إدارة فريق عبر الإنترنت مع الحفاظ على الإنتاجية. ستساعدك النصائح التالية على تحسين مهاراتك في إدارة الفريق وخلق بيئة عمل منتجة وذات دوافع افتراضية.
تتبع الحضور وساعات العمل والإنتاجية الإجمالية
في بيئة مكتبية فعلية ، يمكن للمديرين معرفة عدد الموظفين الذين يأتون كل يوم. ولكن في بيئة افتراضية ، قد يكون من الصعب معرفة المدة التي عمل فيها كل موظف وتفسير إنتاجيته. يمكن أن تجعل البرامج مثل Time Doctor من الملائم للغاية للمديرين تقييم أوقات تسجيل الدخول والخروج ، وتحليل مقدار الوقت الذي يقضيه في كل مهمة ، وتقييم المواقع التي يزورها كل موظف ، وما إلى ذلك.
تزويد الموظفين بالمعدات المناسبة
يعد توافر المعدات عالية الجودة أمرًا ضروريًا للموظفين الافتراضيين ، حيث يمكن أن يساعدهم في زيادة الإنتاجية والقضاء على فرص حدوث أي مشكلات متعلقة بالمعدات. يجب على جميع أصحاب الأعمال تزويد موظفيهم بأفضل التقنيات وأحدث البرامج الممكنة لضمان أقصى قدر من التحفيز والإنتاجية. يجب عليك أيضًا منح الموظفين منصات وأدوات أخرى ذات صلة لمحاولة تسريع إكمال كل مهمة.
التواصل هو المفتاح
أحد الأسباب الأكثر شيوعًا وراء الفشل وانخفاض الإنتاجية في الفرق عبر الإنترنت هو الافتقار إلى التواصل. في بيئة المكتب ، يتفاعل المديرون والموظفون يوميًا ، ويعد وجود أشخاص لديهم أهداف متشابهة من حولهم حافزًا كبيرًا. ومع ذلك ، فعليًا ، قد يكون من الصعب على المديرين والموظفين التفاعل وإجراء محادثات رسمية / غير رسمية ، مما قد يسبب الإحباط وسوء الفهم.
تتمثل إحدى الطرق البسيطة للقضاء على فجوة الاتصال بين الموظفين والمديرين في وجود قنوات اتصال متعددة لأغراض مختلفة. فيما يلي بعض طرق الاتصال التي يمكنك استخدامها لأغراض مختلفة:
- رسائل البريد الإلكتروني : الرسائل الرسمية وتخصيص المهام اليومية
- أنظمة الهواتف الافتراضية : إدارة المهام اليومية
- محادثة الفيديو : اجتماعات الفريق وتبادل المعلومات اليومية ومناقشة أي قضايا قد يواجهها الموظفون
إصدار مخرجات واضحة ودقيقة
الإدارة التفصيلية وأمر شخص ما بفعل شيء ما ليست الطريقة المثالية لإدارة الفريق. بدلاً من إعطاء تعليمات مفصلة ، قدم أوصاف عمل أكثر شمولاً مع عينات لما يجب أن يبدو عليه المنتج النهائي بحيث يكون للموظفين بعض القوة على المشروع ويمكن أن يكونوا أكثر إبداعًا بدلاً من القلق بشأن الالتزام بمجموعة صارمة من التعليمات.
وظف الأفراد المناسبين للعمل عبر الإنترنت
لا يصلح الجميع للعمل عن بُعد ، ولا تتناسب شخصية الجميع مع الفرق. لذلك ، يجب على المديرين تقييم وتوظيف الأفراد المناسبين للوظيفة بعناية. هناك العديد من اختبارات الشخصية المهنية التي يمكنك استخدامها لتحديد ما إذا كان شخص ما مناسبًا لشركتك. ومع ذلك ، فإن الطريقة الأكثر تعقيدًا لتقييم ما إذا كان شخص ما هو المرشح المناسب للوظيفة هي أن تسأل نفسك ما إذا كنت متأكدًا منه.
استخدم أدوات إدارة المشروع
من أفضل الطرق لإدارة أي مشروع ، وزيادة فرص الوفاء بجميع المواعيد النهائية ، هو استخدام برنامج إدارة المشاريع. هناك العديد من برامج الإدارة للاختيار من بينها . ستجعل هذه البرامج إدارة المشروع أقل إرهاقًا لك عن طريق إرسال التنبيهات والتذكيرات بالمواعيد النهائية وتزويدك بنظرة عامة سريعة يومية أو أسبوعية أو شهرية عما يجب القيام به ، ومن قبل من ومتى. يمكن أيضًا أن تكون أدوات مثل محرر مستندات Google إضافة رائعة إلى جانب تطبيقات تتبع الوقت ، كما هو مذكور أعلاه.
لا تنسى تكريم ومكافأة الأفراد الذين يعملون بجد
من خلال تقدير ومكافأة موظفيك الأكثر إنتاجية ، من المحتمل أن تحفزهم على مواصلة العمل الجاد. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يلهم هذا جميع الموظفين ليكونوا أكثر إنتاجية.
علاوة على ذلك ، من خلال الحصول على مكافآت ومكافآت يومية وأسبوعية وشهرية وسنوية للموظفين الذين يحققون هدفًا إنتاجيًا محددًا ، يمكنك زيادة فرص جميع الموظفين في اللعب كل يوم.
انتبه إلى المناطق الزمنية لأعضاء فريقك
إذا كنت تعمل مع فريق افتراضي ، فهناك احتمال أن يعمل بعض أعضاء فريقك من مناطق زمنية مختلفة. ومع ذلك ، فإن وظيفتك هي تحديد طريقة لجعل جميع أعضاء الفريق متصلين بالإنترنت في نفس الوقت لمدة ثلاث إلى أربع ساعات على الأقل في اليوم. حتى إذا كان بعض أعضاء الفريق يعملون بشكل فردي ومن غير المرجح أن يتصلوا بالآخرين لإكمال مهامهم ، فإن وجود جميع أعضاء الفريق متصلين بالإنترنت في نفس الوقت يزيل فجوة الاتصال بين الموظفين. سيساعدك القيام بذلك على تقريب الفريق وحل أي مشاكل بسرعة.
عقد اجتماعات مادية كل 6 أشهر أو سنويًا
جسر ، فجوة الاتصال بين أعضاء فريقك ، لا شيء ، تتفوق على التفاعل الجسدي. يعد عقد اجتماعات جسدية أو الاجتماع معًا أفضل الطرق لبناء الثقة والعلاقات بين أعضاء الفريق.
تخلص من مشاعر الاغتراب عن طريق إشراك الجميع
من التحديات الشائعة للعمل عبر الإنترنت أن يشعر الجميع بأنهم جزء من فريق. وظيفتك كمدير هي التأكد من أن كل شخص لديه فرصة للإدلاء بآرائه في جميع الاجتماعات. بعد كل جلسة ، خذ الوقت الكافي لتزويد جميع العمال بفرصة رفع أيديهم افتراضيًا لطرح الأسئلة أو تقديم أي مدخلات.
تذكر أنه بجعل العاملين يشعرون بأهميتهم ، فإنك بذلك تقلل من احتمالية حدوث أي إلهاء وتضمن استمرار تركيزهم لفترة أطول.
يبعد
قد تكون إدارة الفرق الافتراضية صعبة ، لكنها ليست مستحيلة. حتى لو كنت جديدًا في إدارة الفرق الافتراضية ، فلا يوجد شيء لا يمكنك تحقيقه بقليل من التخطيط والالتزام. باتباع النصائح المذكورة أعلاه ، يمكنك إدارة فريق افتراضي عالي الأداء بنجاح.
